Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Objeto y alcance

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas concordantes, TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS adopta esta Política de Tratamiento de Datos Personales.

Aplica a todos los tratamientos de datos personales que realiza TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS, o terceros por su cuenta, en todos sus productos y servicios: QHORTE Voice (modalidades profesional independiente e institucional), QHORTE (sistema de información para patología y citología) y los que se incorporen en el futuro, sin importar el soporte o el medio de captura.

2. Responsable del Tratamiento

• Razón social: TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS
• NIT: 900.350.419-8
• Matrícula mercantil: 02865647 (Cámara de Comercio de Bogotá)
• Domicilio: Carrera 10 No. 97 A 13, Oficina 202, Torre B, Bogotá D.C., Colombia
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfonos: (+57) 313 235 9308 / (+57) 322 891 8451
• Sitios web: www.targetsoftdecolombia.com · www.qhorte.com · www.qhortevoice.com

3. Definiciones

Se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio, y los contenidos en registros y documentos públicos.
• Dato semiprivado: el que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento puede interesar a un sector o grupo de personas, como el dato financiero y crediticio.
• Dato privado: el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, la vida sexual, los datos biométricos, el origen racial o étnico y las convicciones políticas, religiosas o filosóficas.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Aviso de privacidad: comunicación del Responsable al titular que le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos dentro o fuera de Colombia para que un Encargado realice el tratamiento por cuenta del Responsable.

4. Principios

TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva sobre la información, incluso después de terminada su relación con la empresa.

5. Datos que tratamos

5.1 Datos de clientes y usuarios

• Identificación y contacto: nombres, documento de identidad, correo, teléfono y dirección.
• Datos profesionales, cuando aplica: registro profesional y especialidad.
• Datos comerciales y de facturación: identificación tributaria, dirección de facturación e historial de compras y consumo. Los datos de tarjeta los procesa la pasarela de pago; no los almacenamos.
• Datos técnicos: credenciales de acceso (cifradas), registros de actividad, dispositivo, navegador y dirección IP.
• En QHORTE Voice, el audio de los dictados y las transcripciones resultantes. La voz se usa para convertir el dictado en texto, no para identificar a quien dicta.

5.2 Datos de salud de pacientes

QHORTE y QHORTE Voice procesan información clínica de pacientes contenida en dictados, informes y documentos clínicos. Sobre esos datos, TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS actúa como Encargado del Tratamiento, por cuenta del Responsable:

• Modalidad institucional: la institución de salud es la Responsable.
• Modalidad profesional independiente: el profesional de la salud es el Responsable.

Obtener la autorización del paciente (o de su representante legal, si es menor de edad) y conservar la historia clínica le corresponde al Responsable, conforme a la Resolución 1995 de 1999 y demás normas sanitarias. TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS trata esos datos solo para prestar el servicio y según las instrucciones del Responsable.

5.3 Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

Cuando TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS, como Responsable, pregunte por datos sensibles o por datos de niños, niñas y adolescentes, responder es facultativo. El titular no está obligado a entregarlos, y ninguna actividad queda condicionada a que lo haga. El tratamiento de datos de menores respeta su interés superior y sus derechos fundamentales.

6. Finalidades del tratamiento

6.1 Finalidades necesarias para prestar los servicios

• Gestionar la relación contractual con clientes y usuarios.
• Prestar los servicios contratados; en QHORTE Voice, convertir el dictado en texto y aplicarle corrección lingüística y terminológica.
• Guardar la información de forma segura, con trazabilidad y auditoría.
• Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y prestar soporte.
• Procesar pagos y emitir factura electrónica.
• Mantener la disponibilidad y seguridad de los servicios.
• Atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Defender los intereses legítimos de la empresa ante reclamaciones o procesos judiciales o administrativos.

6.2 Finalidades opcionales

Requieren una autorización separada. Negarse no impide usar los servicios, y la autorización puede revocarse en cualquier momento.

• Mejora de los servicios: conservar el audio por más tiempo para mejorar los modelos de reconocimiento de voz y procesamiento de lenguaje, y construir corpus, diccionarios y reglas a partir de datos anonimizados.
• Comunicaciones comerciales (Ley 2300 de 2023): novedades, eventos, capacitaciones y encuestas.

7. Autorización del titular

TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS obtiene la autorización por medios que permiten consultarla después: documento físico o electrónico, aceptación en plataformas digitales mediante casillas de verificación, o conductas inequívocas del titular. Conserva prueba de cada autorización (titular, documento y versión aceptados, y fecha y hora).

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o los datos de naturaleza pública.

El titular puede revocar sus autorizaciones en cualquier momento, escribiendo a [email protected], salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos:

• Revocar la autorización necesaria para el servicio impide seguir prestándolo; la cuenta se cancela y los datos se suprimen conforme a la sección 10.
• Revocar la conservación extendida del audio hace que ese audio se elimine; el servicio sigue funcionando.
• Revocar las comunicaciones comerciales detiene esos envíos sin afectar el servicio.

Los modelos y corpus construidos con datos anonimizados antes de la revocación no permiten identificar a los titulares, por lo que no contienen datos personales.

8. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente al Responsable o los Encargados, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos del artículo 10 de la Ley.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a sus datos personales.

9. Atención de consultas y reclamos

La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo de TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS, a través del correo [email protected]. La solicitud debe indicar:

• Nombre completo e identificación del titular (o de su causahabiente o representante, con el soporte que lo acredite).
• El derecho que desea ejercer y los hechos que lo sustentan.
• Los datos a los que se refiere.
• Una dirección física o electrónica para la respuesta.
• Los documentos que quiera hacer valer, cuando aplique.

Si un reclamo llega incompleto, se le pedirá al titular que lo complete dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que lo haga, se entiende que desistió. Mientras un reclamo está en trámite, el dato se marca como "reclamo en trámite".

El titular puede presentar queja ante la SIC, Delegatura para la Protección de Datos Personales (www.sic.gov.co), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS (art. 16 Ley 1581).

10. Conservación y supresión

Los datos se conservan solo el tiempo necesario para las finalidades y las obligaciones legales:

La conservación de la historia clínica de los pacientes le corresponde al Responsable (profesional o institución), conforme a la normativa sanitaria.

11. Encargados y transmisión internacional

Para prestar los servicios, TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS se apoya en Encargados del Tratamiento en las siguientes categorías: infraestructura en la nube, procesamiento de lenguaje, seguridad de red, pasarelas de pago, facturación electrónica, y herramientas de correo, comunicación y productividad. Algunos operan en Estados Unidos.

Entregar datos a esos Encargados es una transmisión (artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013), amparada en un contrato que los obliga a tratar los datos solo según nuestras instrucciones, a aplicar medidas de seguridad y a no usarlos para fines propios. TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS verifica sus garantías de seguridad antes de contratarlos.

12. Seguridad de la información

TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS mantiene un sistema de gestión de seguridad de la información con referencia a la norma ISO/IEC 27001. Aplica medidas técnicas, humanas y administrativas, entre ellas: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles con mínimo privilegio, registros de auditoría y acuerdos de confidencialidad con el personal.

Los incidentes de seguridad que afecten datos personales se gestionan con un procedimiento documentado y se reportan a la SIC dentro de los plazos que fija la norma.

13. Avisos de privacidad

Esta Política se complementa con los avisos de privacidad de cada producto (art. 15 del Decreto 1377 de 2013). El de QHORTE Voice está publicado en www.qhortevoice.com/aviso-privacidad.php.

14. Vigencia y cambios

Esta Política rige desde su fecha de emisión y se mantiene vigente mientras no sea modificada. Las bases de datos se mantienen vigentes mientras subsistan las finalidades del tratamiento y los deberes legales de conservación.

Los cambios sustanciales se informarán a los titulares antes de aplicarse, mediante publicación en los sitios web de TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS y por correo electrónico. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se pedirá una nueva autorización.